<< Click to Display Table of Contents >> Navigation:  Gestioni Varie > Gestione Budget

 

Gestione Budget

 

 

Tramite questa gestione è possibile elaborare prospetti di costi previsti per un periodo futuro a partire da informazioni raccolte da storici di mesi già elaborati.

Per ottenere questi risultati la procedura permette la creazione di archivi (Anagrafica Azienda, Rapporti di Lavoro e Storici cedolini ) duplicati da un’azienda esistente; sui nuovi archivi creati si possono effettuare variazioni sia a livello anagrafico che di presenze mensili in modo da poter elaborare i cedolini presunti per un periodo futuro ed ottenere varie stampe di costi tramite prospetti personalizzabili secondo le esigenze del cliente.

 

 

 

DATI

 

ELABORAZIONI ANNUALI

 GESTIONE BUDGET

         DUPLICAZIONE

 

E’ possibile duplicare i dati dell’azienda con i propri dipendenti e gli storici dei cedolini elaborati; la nuova azienda verrà creata dalla procedura come azienda tipo BUDGET e risulterà visibile solo nelle operazioni lanciate dal menu Budget.

 

La maschera richiede l’impostazione del periodo da duplicare, la selezione dell’azienda originale, la selezione dei dipendenti da considerare e il codice da assegnare alla nuova azienda.

Se selezionata l’opzione SOLO IN FORZA, vengono duplicati solo i dipendenti che sono ancora in forza alla data di fine del periodo impostato.

 

N.B. nella scelta del periodo è necessario tenere in considerazione che non è gestito il periodo a cavallo di due anni, quindi se si rende necessario ad esempio duplicare da luglio 2010 a giugno 2011, eseguire prima la duplicazione da luglio a dicembre 2010, poi da gennaio a giugno 2011.

 

         

 

Nei due successivi menù è possibile andare ad inserire / modificare dati utili per l’elaborazione del budget, in particolare è possibile l’inserimento di nuovi dipendenti e la variazione di dati relativi all’inquadramento retributivo dei dipendenti stessi ( variazioni di livelli e/o di retribuzioni che dovranno essere effettuate nel periodo per cui si vuole calcolare il budget). Per quanto riguarda l’inserimento di nuovi dipendenti nel budget, è necessario tenere in considerazione che la stampa degli scostamenti descritta di seguito ragiona per codice dipendente, quindi se sul budget si crea il codice dipendente ad esempio 1000, quando la procedura farà l’analisi degli scostamenti, la farà per questo dipendente sul codice 1000 dell’azienda reale corrispondente.

 

 

 

         ARCHIVIO AZIENDE

 

         

 

ARCHIVIO RAPPORTI DI LAVORO

 TIPO ORARIO

 

 

         

         ARCHIVIO CONTRATTI DI LAVORO

 

Tramite la duplicazione del budget, la procedura duplica i contratti azienda relativi all’azienda duplicata, creando l’archivio dei contratti azienda anche per l’azienda creata al fine di elaborare il budget.

 

 

DUPLICAZIONE RISORSE

 

 Questa funzionalità permette di creare massivamente una serie di risorse duplicandole da una di prototipo precedentemente creata dall’ARCHIVIO RISORSE del budget avendo cura durante la creazione del prototipo di indicare SI nel campo Risorsa Budget; in questa maschera infatti la procedura propone come “duplicabili” solo le risorse che hanno SI in questo indicatore e chiede quante copie della risorse prototipo si vogliono creare.

 

DUPLICAZIONE RAPPORTI LAVORO

 

Questa funzionalità permette la creazione massiva di una serie di rapporti di lavoro, partendo da una rapporto di lavoro già esistente (o precedentemente creato dal RAPPORTO DI LAVORO del budget); viene richiesta la data di assunzione da inserire in tutti i rapporti di lavoro duplicati nonché la data di licenziamento e quante copie del rapporto di lavoro scelto si vogliono realizzare: per la creazione dei nuovi rapporti di lavoro la procedura utilizza esclusivamente le risorse definite con SI nel campo Risorsa Budget e ne da evidenza nel log elaborazione; se le risorse di questo tipo non sono sufficienti per creare i rapporti di lavoro richiesti, si riceve apposito messaggio sempre nel log elaborazione.

 

                     

 TABELLA VOCI

 

 

In questa tabella si definiscono le voci variabili da elaborare nel budget, rispetto ad un periodo precedente elaborato in effettivo; per ogni voce/periodo si può definire una previsione di un incremento o di un decremento di un qualsiasi valore della voce stessa (base, moltiplicatore o risultato); la creazione della tabella prevede la possibilità di filtrare per campo settore, in modo da definire modalità di elaborazione delle voci variabili diverse per settore (Esempio un incremento delle ore di straordinario del 10% per la manodopera diretta, un incremento del 5% per quella indiretta).

 

È possibile come suddetto selezionare un campo settore su cui fare il filtro, scegliendo una delle tre possibilità offerte, ovvero “da – a” se si deve filtrare da un valore a un valore, esempio da 1 a 5; “Valori ammessi” se si devono filtrare una serie di valori non consecutivi, esempio 1, 3, 5; “ad esclusione di” serve per non fare la valutazione sul valore del campo settore (di nessuna utilità in questa specifica maschera).

 

Per caricare una nuova tabella dopo avere cliccato sul bottone “Inserisci” digitare il codice dell’azienda interessata e il codice della tabella da creare con la relativa descrizione, inserire di seguito la data di validità e la data di inserimento della tabella.

 

(N.B. una volta impostate queste chiavi, oltre alla movimentazione manuale della tabella come descritto di seguito è possibile fare una movimentazione automatica dal menù Valorizzazione Tabella Voci descritto più avanti.)

 

 

Successivamente cliccare sul bottone “VOCI”

 

Da Mese / Anno

 

Selezionare una per volta le voci interessate, poi cliccare sul bottone “Dettaglio   Voce” e inserire i dati richiesti.

 

In questo archivio si impostano sulla singola voce i criteri con cui si vuole calcolare l’incremento o il decremento su un mese rispetto ad un mese/anno precedente:

 

Mese        Anno                        inserire il mese e l’anno per cui si vuole calcolare la

                         Voce nel budget.

 

 

 

 

 

 

 

Se consideriamo ad esempio la voce 1025 che indica lo straordinario al 25%  e si prevede che a marzo 2010 gli straordinari aumenteranno del 10% rispetto allo stesso mese dell’anno precedente, indicheremo nella tabella per marzo 2010 la voce 1025 con riferimento marzo 2009 e % di incremento 10 sul campo moltiplicatore.

In questo modo se un dipendente aveva a marzo 2009 la voce 1025 con 10 ore di straordinario l’elaborazione del budget genererà per marzo 2010 la voce 1025 con 11 ore.

 

Se si deve impostare un decremento del 100% di una voce, è sufficiente non inserirla nella tabella (esempio straordinario che prima l’azienda pagava poi per accordi interni non viene più pagato in quanto va in flessibilità, non indicare la voce di straordinario in precedenza utilizzata nella tabella).

 

Se invece si vuole che la procedura riporti sul budget per alcune voci variabili lo stesso dato che è stato calcolato in effettivo, impostare nella tabella la voce indicando come percentuale di incremento/decremento zero.

 

 

         SEQUENZA TABELLE VOCI

 

È necessario che le tabelle precedentemente create che potrebbero determinare una elaborazione del budget diversa in funzione di un campo settore, vengano raggruppate in un’unica tabella che nella procedura identificherà il budget da elaborare.

 

Creare quindi la sequenza indicando l’azienda, il codice sequenza (codice libero esempio 1) e quindi nel bottone Tabelle indicare tutte le tabelle precedentemente create che si vogliono includere nella elaborazione del budget.

 

 

         VALORIZZAZIONE TABELLA VOCI

 

Come precedentemente accennato, in sostituzione della TABELLA VOCI come descritto, è disponibile anche questa funzionalità che permette di scegliere, prelevandole da uno specifico periodo dei cedolini già elaborati in effettivo, una o più voci contemporaneamente, le quali vengono inserite nel codice tabella indicato nella maschera rispettando i valori Indicatore, Percentuale e Tipo selezionati nella maschera.

Rispetto alla movimentazione manuale della tabella voci, il “limite” di questa funzionalità è che il mese di origine e di destinazione saranno sempre coincidenti; non è cioè possibile definire (se non successivamente manualmente a cura dell’utente sulla singola voce) che si vuole ad esempio un incremento del risultato di una voce sul cedolino di marzo del budget, partendo dal valore della voce di febbraio dei cedolini effettivi.

 

 

 

Nel caso si intenda elaborare il budget ad esempio per l’anno 2012 e questa elaborazione avvenga a settembre 2011, è possibile elaborare il budget anche per i mesi da ottobre a dicembre 2011 (secondo le specifiche fornite di seguito), quindi tramite la funzione di CALCOLO FINE ANNO disponibile a menù nel budget passare i dati sull’anno 2012 (Esempio residui ferie e permessi nonché il tfr).

 

Si ricorda che prima di procedere con la elaborazione del budget è necessario implementare le seguenti tabelle per l’anno di elaborazione del budget:

 

1: tabella coefficienti Istat (archivi di base – tabelle fiscali) con coefficienti ovviamente presunti.

2: archivio festività (archivi di base – tabelle generali).

 

 

ELABORAZIONI

ELABORAZIONE PRELIMINARE

 

Impostare il periodo per cui si vuole calcolare il budget e selezionare l’azienda interessata; la procedura esegue per il periodo richiesto il calcolo dati anagrafici e la generazione delle presenze standard.

 

Dopo questa operazione è possibile utilizzare i menu

 

VARIAZIONE PRESENZE MENSILI

 

INSERIMENTO MULTIPLO CAUSALI

 

INSERIMENTO RAPIDO VOCI

 

INSERIMENTO MULTIPLO VOCI

 

CANCELLAZIONE MULTIPLA VOCI

 

ARCHIVIO VOCI MESE

 

per inserire variazioni di presenze e/o di voci retributive che vogliamo considerare nei cedolini che andremo ad elaborare.

 

 

Dopo queste operazioni lanciare

 

 

         ELABORAZIONE DATI MENSILI

 

Questa procedura esegue  il calcolo dei cedolini e del DM10 per il periodo impostato.

Indicare il periodo che si intende elaborare

Selezionare il codice azienda

Impostare il codice della SEQUENZA TABELLE VOCI ( precedentemente creata ) che si vuole utilizzare per l’elaborazione. A seguito di questa elaborazione è possibile consultare le informazioni elaborate nel menù ARCHIVIO STORICO CEDOLINO oppure eseguire le stampe come documentato di seguito.

 

 

ALLINEAMENTO

 

Se nasce l’esigenza di elaborare il budget in tempi diversi con riferimento a periodi diversi, è sufficiente lanciare questa funzionalità impostando il periodo al quale si intendono allineare gli storici del budget rispetto agli storici reali (ad esempio può nascere l’esigenza di fare il budget 2011 a luglio 2010 con gli storici dei cedolini reali da gennaio a giugno 2010, poi a settembre si fa una revisione del budget con i cedolini reali anche di luglio ed agosto, all’atto della revisione è sufficiente fare l’allineamento ad agosto per riportare sull’azienda budget gli storici reali dei due mesi).

 

Lo stesso concetto vale anche nell’ipotesi in cui l’anno successivo, ad esempio 2011 rifacendoci alla casistica di cui sopra, a giugno si voglia fare una revisione del budget considerando i primi 6 mesi reali elaborati per il 2011.

 

Nella maschera la procedura richiede, oltre al periodo come suddetto, se si intende trasferire le informazioni sull’azienda budget già esistente oppure creandone una nuova, in questo caso specificare il codice della nuova azienda; specificare inoltre se si intendono trasferire soltanto i cedolini già convalidati (vidimati) o tutti quelli presenti.

 

STAMPE

 

Per controllare le elaborazioni sono a disposizione i menu STAMPA CEDOLINO PAGA, STAMPA CEDOLINO RIEPILOGO, STAMPA STORICO CEDOLINI PAGA.

 GESTIONE PROSPETTI

 

In questo sotto menù sono disponibili le funzionalità per l’export di prospetti in excel ed elaborazione, stampa ed export in excel del prospetto contabile.

 

Nel dettaglio l’export in excel si esegue tramite le voci di menù Archivio Strutture Costi, Collegamento Documento Costi e Stampa Costi (per ulteriori dettagli sulla gestione del collegamento office si rimanda alla scheda di manuale sk0005); rispetto alla gestione dell’office standard, nel budget non sono disponibili alcune funzionalità dell’office, per renderlo adeguato alla stampa degli scostamenti di seguito descritta.

Infatti la procedura produce un file in formato Excel con i dati calcolati e memorizza il risultato dell’elaborazione in un archivio storico che verrà utilizzato per calcolare gli scostamenti dei dati reali da quelli previsti.

 

 

I menù Calcolo prospetto contabile, Stampa Prospetto Contabile ed Export Prospetto su Excel sono invece dedicati alla estrazione del prospetto contabile (sono disponibili le stesse tabelle con cui si contabilizzano mensilmente i cedolini).

 

Il menù Stampa % Scostamento invece è dedicato alla stampa degli scostamenti tra budget e reale che si eseguirà una volta elaborati in effettivo i cedolini di cui è elaborato il budget.

Indicare in riferimento a quale STAMPA PROSPETTO COSTI si vuole evidenziare lo scostamento, in quanto per ogni STAMPA COSTI la procedura come suddetto crea un archivio con un progressivo diverso, in modo da consentire di fare lo scostamento in funzione di ogni STAMPA PROSPETTO COSTI eseguita.

 

La procedura produce una stampa delle varie voci di costo impostate nella tabella; per ogni riga considerata viene esposto il valore effettivo, il valore calcolato da budget, la differenza e la % di scostamento rilevata.

 

 

 

COLLEGAMENTO OFFICE

 

In alternativa alla Stampa Costi precedentemente descritta nella Gestione Prospetti, questa funzionalità è la stessa che si ha a disposizione nelle Elaborazioni Mensili; sui prospetti eseguiti da questa voce di menù non è prevista poi l’analisi degli scostamenti.

 

 

 

GESTIONE COLLABORATORI

 

La funzionalità è identica a quella delle elaborazioni mensili, per ulteriori dettagli si rimanda alla scheda di manuale sk0034.

 

 

 

 

In generale, se nasce l’esigenza di calcolare un budget, poi di ripeterne l’elaborazione con una tabella diversa, si può procedere in due modi:

 

1: si lancia l’elaborazione del budget semplicemente impostando una tabella voci diversa da quella con cui si è lanciata la prima elaborazione, in questo modo la procedura va a coprire gli storici dei cedolini precedentemente elaborati quindi si perdono i risultati della precedente elaborazione, tranne i risultati della STAMPA PROSPETTO COSTI in quanto questi vengono memorizzati come suddetto in un archivio con un progressivo diverso per ogni elaborazione.

 

2: si lancia nuovamente la duplicazione dell’ambiente per il budget, poi si compiono le operazioni di cui al precedente punto 1, in questo modo si conservano sia i risultati della STAMPA PROSPETTO COSTI, sia gli storici dei cedolini della prima elaborazione budget, con possibilità ad esempio di fare una stampa voci da storico cedolini.