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Gestione collegamenti con Office

La procedura consente di esportare dati anagrafici o estratti dagli storici dei dati elaborati direttamente su un foglio Excel o su un testo Word precedentemente strutturato, previa la definizione a monte dei dati che si vogliono esportate, che vengono definiti dall’utente in una struttura tabellare che può essere implementata all’evenienza.

Questa gestione a menù è disponibile in

Elaborazioni mensili

Collegamento Office

Da questa voce di menù si provvede alla creazione di stampe ed estrazioni dati personalizzate da parte del cliente da realizzare tramite il collegamento con Office (Word/Excel).

Il flusso generale con cui opera l’applicativo è rappresentato dal seguente schema

1.	Archivio strutture Office. Creazione della tabella che determina i dati desiderati nella base dati.

2.	Collegamento documento Office. Creazione del collegamento di un testo Office con la tabella definita.

3.	Elaborazione Office. Realizzazione ed esecuzione della stampa mediante Office

Per l’utente finale, si tratta pertanto di un lavoro in tre fasi:

•	la prima costituita dalla creazione della tabella in cui andranno inseriti i dati che si vogliono estrarre dalla procedura;

•	la seconda fase consiste nella realizzazione, di una tabella di collegamento tra la struttura precedentemente creata ed il documento Office;

•	l’ultima operazione da completare è il lancio della creazione del documento Office, che si avvale, nel caso di documento Word, della Stampa Unione con la tabella già precedentemente creata e riempita con i dati richiesti.

1.	Archivio strutture Office

La prima fase consiste nella creazione della tabella, il cui nome deve iniziare obbligatoriamente con la lettera Z (poiché personalizzata del cliente),il codice è alfanumerico e può essere lungo fino a 15 caratteri; indicare la data di validità a partire da quale data è valida la tabella in fase di caricamento ed assegnare alla tabella una descrizione interna alla procedura che faciliti l’utente per le ricerche successive della stessa.

Poi si accede al bottone Gestione righe destinato a contenere i dati che si vogliono estrarre.

Durante questa fase l’utente deve definire:

Riga: Inserire un numero progressivo, partendo da 1.

Nome Riga:

Inserire una descrizione breve che identifica il nome della riga, un esempio nel caso si voglia nel caso si voglia esportare il comune di nascita, il nome riga potrebbe essere “comnas”.

Intestazione Colonna:

Inserire la descrizione che si vuole indicare nella testata della colonna del foglio di excel, il nome con cui vogliamo che il dato venga presentato tra i campi disponibili nel caso in cui la tabella venga poi collegata ad un documento Word.

Posizione:

La procedura numera in automatico all’atto del salvataggio della riga con un numero progressivo; l’utente può indicare in quale posizione in ordine tra le colonne Excel o tra i dati disponibili in Word intende esporre il dato riferito alla specifica riga del prospetto, questo consente di aggiungere in un secondo momento dei dati da esportare su Office potendoli inserire in mezzo a dati già esistenti e non obbligatoriamente di seguito all’ultimo dato.

Tipodato: Indicato in automatico dalla procedura a seconda del Campo scelto.

Lunghezza:

Indicato in automatico dalla procedura a seconda del Campo scelto. Si può rendere necessario modificare manualmente il dato nel caso si voglia leggere un campo numerico, ad esempio i giorni detrazione: il campo ha una lunghezza di 2, facendo la somma di più mesi la lunghezza può arrivare a 3; quindi in questo caso se si sceglie di lanciare il tabulato per più mesi, è opportuno modificare il campo indicando 3.

Decimali: Indicato in automatico dalla procedura a seconda del Campo scelto.

Valor:

serve per comunicare alla procedura che il dato della riga non deve essere considerato quando la procedura fa il controllo per esporre solo dipendenti con dati valorizzati; se ad esempio in una tabella si esportano su Excel il netto a pagare e le coordinate bancarie, se il dipendente nel mese non ha il netto a pagare, comunque nell’anagrafica ha presenti le coordinate bancarie; spuntando questa opzione il dipendente non viene esposto sul tabulato se nella situazione suddetta, altrimenti vengono esposte solo le sue coordinate bancarie.

Mese:

Se si richiede l’estrazione per un periodo plurimensile se fleggato questo campo la procedura effettua il dettaglio del valore di ciascun mese.

Settimana:

Se si richiede l’estrazione in caso di gestione cedolini settimanali, se flleggato questo campo la procedura effettua il dettaglio del valore di ciascuna settimana.

Variazione:

Se si richiede l’estrazione per un dipendente che nel mese ha avuto l’emissione di più cedolino (esempio per cambio qualifica in corso di mese) se fleggato questo campo la procedura effettua il dettaglio del valore di ciascuna variazione.

Progressivo:

Non gestito dalla procedura.

Giorno:

Non gestito dalla procedura.

Accedendo poi al bottone Dettaglio riga è possibile creare il valore da indicare facendo la lettura in somma e

sottrazioni di voci presenti nello storico del cedolino e/o di campi anagrafici, quindi impostare una subriga per

ciascun dato da estrarre, indicare un codice progressivo a partire da 1 identificativo del dettaglio della riga; è

utile quando nella stessa riga si debba fare una somma algebrica di più dati, ognuno dei quali trova posto in

una subriga.

Nella sezione Dati Campo Archivio la procedura rende disponibile il bottone Pr che selezionato apre il menù con gli archivi selezionabili nell’estrazione e una volta scelto il campo la procedura alimenta in automatico la descrizione e l’operatore deve scegliere se del campo vuole estrarre il valore o la descrizione, (esempio se il campo fosse la qualifica Inps del rapporto di lavoro e si tratta di un impiegato con impostato valore la procedura estrae il valore 2 mentre con impostato descrizione estrae IMPIEGATO).

Nella sezione Dati voce retributiva impostare il codice della voce che si vuole estrarre dallo storico del cedolino e nell’importo da prelevare se si vuole il valore base ( importo unitario) il moltiplicatore (quantità) o il risultato.

Nella sezione Dati Totalizzatore è da impostare il totalizzatore che si vuole riportare sulla casella, ogni subriga gestita nel prospetto può essere totalizzata in somma o in sottrazione su dei totalizzatori nella sezione Gestione Totalizzatori e poi richiamata.

Esempio il prospetto potrebbe avere una prima riga che legge la voce del totale competenze e che somma nel totalizzatore 1 , una seconda riga che legge la voce del totale trattenuta e che sottrae dal totalizzatore 1 ed una terza riga con impostato il totalizzatore 1 che è la differenza delle due colonne precedenti.

Nella sezione Dati macro funzione impostare il codice della funzione del macrolinguaggio predisposta per l’estrazione del dato.

Esempio la funzione offorelav estrae le ore lavorate;

offgglavo estrae i giorni lavorati;

offoreretr estrae le ore retribuite;

offggretr estrae i giorni retribuiti;

offoremese estrae le ore lavorabili del mese;

offgganf estrae i giorni anf;

offggdetr estrae i giorni detrazione;

offggdm10 estrae i giorni Dm10;

offhhdm10 estrae le ore DM10 per i dipendenti part-time

offggminimale estrae i giorni di minimale;

offoretfr estrae le ore utili tfr;

offdmpagato estrae l’importo del Dm10 pagato;

offdivisoorelav divide l’importo delle subrighe precedenti per

le ore lavorate;

offdivisoreretr divide l’importo delle subrighe precedenti per

le ore retribuite;

offggrets estrae i giorni retribuiti per la gestione delle

presenze sfalsate leggendo il dato dal mese

Nella sezione Dati elaborazione Utile per definire come totalizzare il dato della sub-riga all’interno della riga.

Tipo Calcolo Sub-Riga:

indicare se la sub-riga deve totalizzare in somma o in sottrazione rispetto alle altre sub-righe (da indicare anche in presenza di singola sub-riga); l’opzione sostituisci utilizzata generalmente per le sub-righe con una macro funzione, serve per mettere il dato in sostituzione del dato determinato nelle precedenti sub-righe.

Elabora una volta:

utile nel caso in cui si esportino dati numerici da un archivio ed il prospetto venga lanciato per più mesi contemporaneamente; ad esempio se si esporta il valore del Tfr maturato al 31/12 dell’anno calcolerebbe l’importo per ogni mese per cui si elabora il prospetto, riportando la somma di tutti i precedente letto dal fine anno del rapporto di lavoro, è necessario spuntare il dato altrimenti la procedura mesi.

Gestione Totalizzatori

Collegato ai dati totalizzatore precedentemente descritti, serve per definire per ogni sub-riga se e su quale totalizzatore deve confluire in somma o in sottrazione; rifacendoci all’esempio sopra citato, nelle righe dei contributi Inps a carico dipendente e a carico azienda si indica nei totalizzatori 1, con segno + in modo che nella riga definita come totalizzatore 1 confluisca la sommatoria dei due dati.

Confermare al fine di caricare una ulteriore sub-riga o per uscire dal dettaglio riga.

2.	Collegamento Documento Office

La seconda fase è legata all’associazione tra la tabella creata precedentemente ed il documento di Excel/Word con cui verranno visualizzati.

In caso di estrazione in formato excel è sufficiente impostare il codice documento office da richiamare in fase di elaborazione ed il codice prospetto office che identifica la struttura dei dati da estrarre.

In caso di estrazione in formato word impostare il codice documento office da richiamare in fase di elaborazione ed il codice prospetto office che identifica la struttura dei dati da estrarre, successivamente procedere con le seguenti fasi:

Nel campo Tipo Argomento la procedura in fase di creazione della nuova struttura indica GENERICO; indicare diversamente COLLOCAMENTO solo se il documento deve essere disponibile esclusivamente tra i documenti selezionabili all’atto della selezione dei documenti da stampare allegati alla pratica di collocamento; BANDI solo se il documento deve essere disponibile esclusivamente tra i documenti relativi ai “bandi” nel menù delle VERTICALIZZAZIONI.

Apri Documento:

la procedura provvede ad aprire un documento Word denominato come indicato nel campo Codice Documento Office: nel documento la procedura propone fissi i collegamenti al codice azienda e ragione sociale, al codice dipendente con cognome e nome ed in più i campi definiti nell’ARCHIVIO STRUTTURE OFFICE; l’utente scrive il documento posizionando i campi suddetti dove necessario all’interno del testo.

Al termine è necessario salvare il documento con nome in locale sul pc su cui l’utente sta lavorando, non modificando il nome né il tipo file, poi chiudere il documento.

Salva Documento: si apre l’interfaccia per fare l’upload del file; selezionare il documento dal percorso

locale in cui è stato appena salvato, quindi salvare, confermare con OK ed uscire.

In questo modo la procedura ha salvato il documento nella cartella dell’applicativo,

nella sotto cartella Dati\Generale\OfficeWord ed il documento è quindi pronto per

l’utilizzo.

Solo se in seguito si rende necessario aggiungere nel documento nuovi

campi da esportare a seguito nuova definizione nell’ ARCHIVIO STRUTTURE OFFICE, cliccare su:

Aggiungi Campi: la procedura apre nuovamente il documento consentendo di aggiungere nuovo testo

e soprattutto rendendo disponibili i nuovi campi definiti nell’ARCHIVIO STRUTTURE OFFICE; una volta aggiunti, è necessario salvare con nome il documento e quindi ripetere il Salva Documento come precedentemente descritto.

3.	Elaborazione Office

La terza fase consiste nel lancio dell’elaborazione secondo le modalità espresse dall’utente

Periodo (dal/al) per il quale si vuole l’estrazione e se si vogliono includere le mensilità supplementari;

Codice del Prospetto

Ordinamento se si vuole per cognome o per codice rapporto di lavoro;

Aziende: il campo permette anche se la richiesta della stampa del prospetto in Excel, è fatta per più aziende di generare comunque un unico foglio .

Il campo può assumere diversi valori:

Dividi in più file

Crea un office diviso per ogni azienda

Unico file (più fogli)

Crea un unico office dove all’interno è suddiviso in più fogli, ogni foglio è suddiviso per le singole aziende

Unico file (un solo foglio)

Crea un unico office dove all’interno è presente un unico foglio senza distinzione dell’azienda.

Dettaglio dipendente da indicare solo se si vogliono estrarre i dati dettagliati per dipendente;creando una riga per ogni dipendente, altrimenti crea una sola riga con i dati totali per azienda.

Sviluppo scegliere l’orientamento dell’esposizione dei dati sul foglio di excel;

Campi settore se in fase di richiesta è stata impostata la suddivisione per campo settore con l’opzione dividi foglio la procedura genera un foglio per ciascun valore di suddivisone, con unico file solo filtro, la procedura crea un unico office dove all’interno è suddiviso in più fogli per campo settore, con unico file un solo foglio, scrive un office solo dove all’interno è presente un unico foglio con i campi settore scelti.