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GESTIONE WORKFLOW DIPENDENTE à RESPONSABILE

 

 

CONFIGURAZIONE AMBIENTE

 

 

 

Il cliente deve essere in possesso di un Url di dominio che sia associato all’IP del server su cui è installato l’applicativo Gol; tale Url sarà quello utilizzato dagli utenti per accedere al portale.
 

In caso di isola o portale su server farm Elea richiedere ad Elea la configurazione dell'Url di accesso per l'utente che si compone nel seguente modo: http://portaleXXX.cloud.eleagol.it (dove XXX è a scelta del cliente).

 
 

CONFIGURazioni

Portale Aziendale

         CONFIGURAZIONE INSTALLAZIONE

 

Url DNS indicare l'Url del DNS, utile sia in caso di ISOLA che PORTALE per potersi collegare all’installazione da Url senza l’indicazione di un http://....eccetera; in caso di assenza di questo parametro, è possibile collegarsi alla installazione tramite l’indirizzo standard di accesso alla installazione.

 

 

Chiave comunicazione non obbligatorio ??????????

 

Tipo di Installazione: indicare “GOL” quando su utilizza l’Isola e quando si utilizza il portale e si sta facendo la configurazione attraverso l’applicativo paghe; indicare “Portale” quando si utilizza il portale e si sta facendo la configurazione attraverso l’installazione del portale.

 

Indirizzo Portale serve alla installazione di GOL per inviare i dati al portale, si tratta quindi di un parametro da impostare nella installazione GOL nel caso di utilizzo del portale (non indicare in caso di utilizzo dell’Isola).

 

Indirizzi consentiti: da impostare sulla installazione portale, è l’indirizzo o il gruppo di indirizzi riferiti alla installazione GOL da cui l’installazione portale può ricevere dati.

 

URL di accesso ????????????

 

Associare un logo che verrà presentato in fase di utilizzo dell'isola o portale,  mediante il pulsante con l’apposita icona .

 

 Il logo deve avere formato .jpg, le dimensioni devono essere 280 X 60

 

 

 

Configura loghi azienda

 

 

è possibile personalizzare per ogni azienda di cui l'operatore ha visibilità il logo che verrà presentato in fase di utilizzo dell'isola o portale; è necessario associare un logo aziendale,  mediante il pulsante con l’apposita icona .

 

 Il logo deve avere formato .jpg, le dimensioni devono essere 280 X 60.

 

 

SCRIVERE IN MANUALE PARALLELO INTERNO.

Chiedere URL alla Telnet. http://portaleXXX.cloud.eleagol.it (dove XXX è a scelta del cliente).

 

CONFIGURARE IIS per abbinare nel binding del sito GOL il nuovo url predisposto in questo modo le richieste che arrivano all'URL vengono indirizzate dal DNS sull'IP del server paghe e successivamente intercettate dal webserver (IIS) e reindirizzate al sito GOL.

 

 

 

 

 

 

         Configura Server di Posta

 

Configurare un server di posta valido per permettere l’invio E-Mail, ovvero inserire le

informazioni “Indirizzo SMTP”, “Porta SMPT”, “Nome Utente SMTP” e “Password SMTP”

 
A seconda del tipo di autenticazione prevista dal server di posta è possibile che sia sufficiente il solo indirizzo SMTP per il corretto funzionamento dell’invio E Mail.

 

SCRIVERE IN MANUALE PARALLELO INTERNO.

Per le installazioni in server farm l'indirizzo SMTP è smtp.eleacom.it.

 

 

 

 

 

 

         Configura Dati Invio Mail

 
Configurare le informazioni per l’invio E-Mail al dipendente contenente i dati di accesso.

 
Se non è già presente, creare un record con Tipologia “OD” (possibile personalizzare per ogni azienda gestita o lasciare con azienda vuota se non si desidera personalizzazione) e inserire le informazioni “Indirizzo Mail Mittente” e “Nome Mittente” che sono l’indirizzo ed il nome mittente da cui i dipendenti abilitati riceveranno l’E-Mail, indicante i dati di accesso all’isola; l'oggetto ed il testo sono fissi:

 

Il messaggio e l’oggetto al momento sono fissi, ovvero

 

Oggetto:                 “Comunicazione accesso pannello”

 pannello dipendenti utilizzando i parametri specificati di seguito.”

 
Con nella parte sottostante le informazioni dettagliate dell’accesso quali:

 

Link:        (Url configurata come da istruzioni sopra riportate)

 

Login: (viene generata come Codice Fiscale del dipendente + “_” + Codice     Dipendente)

 

Password: (viene generata con apposito algoritmo una password complessa)

 
 

 

ulteriori possibilità configurabili di invio mail attive sono le seguenti:

 

“US” invio mail Cud, in questo caso l'oggetto ed il testo sono personalizzabili.

 

“CA” invio cartellini presenze

“HD” help desk

“SY” domanda assegni familiari

“S”    invio mail cedolino paga.

 

 

 

         CONFIGURA GRUPPI AZIENDA

 

 

Configurare i Gruppi Azienda per la gestione delle pubblicazioni.
Accedere alla sezione Verticalizzazioni / Portale Aziendale / Configura Gruppi Azienda :
- creare un nuovo gruppo con ID e Descrizione desiderati o modificare uno esistente;
- nella parte sottostante associarvi le aziende che si desidera abbinare al gruppo.
Per creare o eliminare un gruppo è necessario utilizzare i pulsanti “+” e “x”del relativo grid, mentre per includer o escludere le aziende è sufficiente selezionare la riga che si vuole aggiungere o togliere dalle relative sezioni “Aziende disponibili” e “Aziende associate”.

 

CONFIGURAZIONE ANAGRAFICA

 
 

 

ARCHIVI DI BASE

 ANAGRAFICA RISORSE

         ARCHIVIO RISORSE

 

 

Assicurarsi che ogni risorsa relativa ai dipendenti per cui si vuole dare l’accesso all’isola abbia valorizzato nel Dettaglio Risorsa il campo “E-Mail”.

 
Questo serve per fare in modo che l’utente riceva le informazioni per l’accesso in fase di creazione dell’operatore.

 

 RAPPORTI DI LAVORO

         ARCHIVIO RAPPORTI DI LAVORO

 
 

Assicurarsi che ogni dipendente per cui si vuole dare l’accesso all’isola abbia impostati nel Dettaglio Rapporto Lavoro i campi “Abilita ricezione E-Mail” con SI e “Tipo Pubblicazione” su PUBBLICAZIONE INTERNA (quest’ultimo valido solo per la pubblicazione dei documenti).

 

Inoltre nei rapporti di lavoro dei responsabili è necessario indicare l’E-mail responsabile che è la mail da cui partono le comunicazioni dal responsabile verso il dipendente (autorizzazione o respinta richieste).

 

 

   

 CAUSALI

         GRUPPI CAUSALI

 

A livello aziendale, è necessario definire almeno un gruppo (nel caso di unico gruppo lasciare il campo “Gruppo” vuoto) che identifica l’elenco delle causali che il dipendente può utilizzare per le autogiustificazioni e/o richieste ; infatti nel bottone Dettaglio è necessario definire se la singola causale è “Causale autogiustificabile” quindi utilizzabile come giustificazione per anomalie riscontrate nelle timbrature, “Assenza Programmata” quindi utilizzabile come richiesta anticipata di una assenza o di autorizzazione allo straordinario, “Soggetta ad autorizzazione” per indicare se la richiesta del dipendente deve passare dal vaglio del responsabile, oppure se quanto inserito dal dipendente deve essere considerato autorizzato senza intervento del responsabile.

 

Nel caso in cui a livello aziendale si scelga di creare più di un gruppo per gestire in modo diverso casistiche particolari, è necessario che intanto il campo “Gruppo” contenga un codice e poi il codice stesso venga associato ai rapporti di lavoro – tipo orario sezione Gestione Orario, campo Gruppo Causale.

 

 

 

 

 

 

 

 

GESTIONE TIMBRATURE

         CONFIGURAZIONE ACQUISIZIONI

                 PARAMETRI AZIENDALI

 

 

Per ogni azienda/anno/mese è necessario definire quali sono i limiti temporali entro cui il dipendente può effettuare le sue richieste ed entro cui il responsabile può provvedere all’autorizzazione e/o respinta delle stesse.

 

 

 

 

 

 

GESTIONE OPERATORI

 

 

 

    Utility

Gestione Operatori

Generazione Utenti Isola

 

 

Da questa interfaccia si procede alla creazione degli utenti per l’accesso all’isola.

 
N.B. Per poter gestire questa funzionalità è necessario essere un operatore di tipo

“Amministratore di azienda”.

 

- Selezionare “Destinazione operatori” ISOLA

 

- Selezionare “Tipologia Operatore” ISOLA;

 

- Nella “Lista Aziende” vengono proposte tutte le aziende nel caso l’operatore non abbia una Azienda Amministrata (inserita su archivio operatore) o la specifica azienda indicata nell’apposito campo “Azienda Amministrata”;

 
- Nella “Lista Dipendenti” vengono indicati i rapporti di lavoro relativi all’azienda selezionata che non risultano ancora aver associato un operatore di accesso all’isola;

 
- Nella “Lista gruppi menu” selezionare le tipologie di menù che si desidera abbinare all’operatore in modo che all’accesso visualizzi le chiamate di menù predisposte, al momento con l’attuale gestione è sufficiente selezionarne una di quelle esistenti.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         AGGIORNAMENTO PASSWORD ISOLA

 

Per gli operatori che dovessero smarrire le credenziali, è possibile rigenerare le credenziali di accesso ed inviarle in automatico tramite mail al pari di quanto avviene con la GENERAZIONE UTENTI ISOLA.

 
 

 

 GESTIONE AUTORIZZAZIONI

         GESTIONE CATEGORIE

 

Per ogni tipologia visibile nello zoom (le tipologie sono fisse da procedura) creare una o più categorie identificative dei gruppi di dipendenti identificati dal responsabile.

 

Indicare quindi ad esempio Tipologia 1 per le autogiustificazioni, creare la categoria esempio 1 con descrizione dipendenti gruppo Mario Rossi ed inserire una fine validità per definire la fine della validità di questa categoria, esempio 31/12/2020 (non compilare la colonna “padre” e la relativa descrizione).

 

Nella parte bassa indicare il codice azienda e dipendente relativo a chi funge da responsabile, sezione accessibile tramite il pulsante , rifacendoci all’esempio sopra riportato indicare il codice del rapporto di lavoro di Mario Rossi ed eventualmente se previsto il suo delegato che è una figura che ha le stesse possibilità del responsabile, vale a dire riceve contestualmente al responsabile le richieste del dipendente ed al pari del responsabile ha la possibilità di valutarle.

 

Una volta create tutte le categorie ad esempio per la Tipologia 1 autogiustificazioni, a menù è disponibile la Duplicazione Completa Categorie con cui si possono duplicare tutte le categorie di una certa Tipologia su un’altra Tipologia, ad esempio si possono duplicare le categorie dell’autogiustificazione sulle categorie delle richieste.

 

Nel caso in cui si duplichi ad esempio la Categoria 1 dalla Tipologia 1 alla Tipologia 2 e sulla Tipologia 2 la Categoria 1 fosse già esistente, la stessa viene completamente sovrascritta.

 

 

 

         ASSOCIAZIONE DIPENDENTI CATEGORIE

 

 

Questa funzionalità serve per associare in modo massivo dipendenti ad una categoria; si seleziona la tipologia, la categoria a cui si vogliono assegnare i dipendenti, l’azienda e la procedura propone nella parte sinistra i dipendenti per cui è possibile l’assegnazione ad una categoria, nella parte destra i dipendenti già associati a detta categoria; nella lista menù al momento è sufficiente selezionare una qualsiasi delle voci di menù presenti. Cliccare su Crea Operatori per creare l’operatore.

 

                 

 

         GESTIONE DIPENDENTI

 

Si tratta di una maschera di visualizzazione generale di tutti i dipendenti con la loro associazione alle tipologie e categorie.

 

 

 

FLUSSO OPERATIVO

 

 

Interfaccia Lato Dipendente

 

 

Può accedere alle “auto giustificazioni” se deve chiedere giustificativo per anomalie riscontrate nelle timbrature, oppure “richieste” se deve formulare in anticipo richieste di assenze e/o autorizzazione agli straordinari.

 

 

 

“Autogiustificazione”

 

 

 

Il dipendente visualizza l’intero calendario del mese, nella parte bassa si ha la legenda delle colorazioni, la possibilità di inviare mail al responsabile dopo l’inserimento di una richiesta, la possibilità di stampare il cartellino presenze, la data odierna si presenta con una diversa colorazione.

 

È possibile scorrere i mesi tramite le apposite frecce a fianco del mese ed anno.

 

 

Cliccando sul giorno per cui si necessita inserire un giustificativo si apre la pagina successiva:

 

la maschera è divisa in 3 parti, nella parte alta si hanno i dati del dipendente, nella parte centrale, se il dipendente timbra le timbrature effettive, nella parte bassa le timbrature arrotondate, ovvero elaborate secondo le regole definite nel profilo orario.

 

Se il dipendente timbra, nella colonna della causale laddove si necessita un giustificativo trova indicato ?? che significa “da giustificare”, non deve far altro che sostituire i ?? con il codice giustificativo tra quelli a disposizione, rilevabili da .

 

È possibile fare un “inserimento multiplo” in modo che il giustificativo inserito sul giorno su cui si è posizionati venga replicato sui giorni che vengono definiti dall’utente nella maschera di “inserimento multiplo”.

 

Se il dipendente ha necessità di rielaborare il giorno in quanto ha modificato dei segmenti in modo inesatto e vuole riportare la situazione delle timbrature come erano prima del suo intervento tramite il bottone “Elabora Giorno”.

 

Ha inoltre la possibilità di avere un “Dettaglio Annuo” delle sue giustificazioni selezionando contestualmente fino ad un massimo di 3 causali giustificative.

 

Ha la possibilità di eseguire la “Stampa cartellino”  scegliendo tra le 2 possibilità proposte: cartellino completo oppure con la stampa delle sole anomalie, la procedura nella parte destra del modulo stampa il dettaglio degli straordinari effettuati o delle maggiorazioni sul lavoro ordinario, ad esempio per lavoro in turni.

 

Una volta terminato l’inserimento, cliccare su Conferma e poi Uscita nella maschera del calendario.

 

 

“Richieste”

 

 

 

Il dipendente visualizza l’intero calendario del mese, nella parte bassa si ha la legenda delle colorazioni, la possibilità di inviare mail al responsabile dopo l’inserimento di una richiesta, la data odierna si presenta con una diversa colorazione.

 

È possibile scorrere i mesi tramite le apposite frecce a fianco del mese ed anno.

 

Cliccando sul giorno per cui si necessita inserire una richiesta si apre la pagina successiva:

 

al fine di inserire una richiesta, se la stessa riguarda una porzione di giornata il dipendente ha a disposizione il pulsante , gli viene quindi richiesto l’intervallo orario ed il codice della causale giustificativa tra quelle a disposizione, rilevabili da . In fase di inserimento la procedura fa il controllo che le fasce inserite siano congrue con quelle previste dal profilo orario assegnato al dipendente, comprensive di eventuale flessibilità di orario, esempio: dipendente con orario standard dalle 9.00 alle 12.00 e dalle 13.30 alle 18.00, ma con possibilità di entrare in servizio dalle 8.00 ed uscire alle 17.00, la procedura consente l’inserimento di giustificativi del mancato lavoro nell’intervallo orario dalle ore 8.00 alle 18.00.

Diversa è la logica per l’inserimento di eventuali richieste di straordinario, in quanto la procedura ne consente ovviamente l’inserimento al di fuori dell’orario di lavoro, più in generale questo è consentito se nella causale è impostato SI nel campo Fuori Orario Lavoro.

 

Se il dipendente deve inserire una richiesta valida per l’intera giornata lo può fare tramite l’ “Inserimento Intero Giorno”, se deve inserire richieste per più giorni consecutivamente lo può fare inserendo la richiesta sul giorno attuale e poi accedendo all’ “Inserimento Multiplo”.

 

Ha inoltre la possibilità di avere un “Dettaglio Annuo” delle sue giustificazioni selezionando contestualmente fino ad un massimo di 3 causali giustificative.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Interfaccia Lato Responsabile

 

In fase di accesso all’isola, se il responsabile ha anche la necessità di giustificare le sue timbrature ad un suo responsabile, deve cambiare la “Tipologia di accesso” da RESPONSABILE a DIPENDENTE.

 

Può accedere alla sezione Autogiustificazione per visionare i dipendenti che hanno chiesto giustificativi al fine di giustificare le anomalie per mancato lavoro, Richieste per visionare i dipendenti che hanno formulato richieste di assenza per i successivi giorni, Riepilogo Mensile per visionare entrambe le casistiche in un'unica interfaccia.

 

 

“Autogiustificazione”

 

Il responsabile all’accesso ha sulla sinistra l’elenco dei dipendenti che secondo quanto definito nell’organigramma è tenuto ad autorizzare e sulla destra la pagina è divisa in 3 settori, le autogiustificazioni “da autorizzare”, quelle già “autorizzate e quelle “respinte”.

 

 

Nella sezione delle “da autorizzare”, nel caso di presenza di richieste si visualizzano i due bottoni “Autorizza” o “Respingi”, cliccando su uno dei due la procedura sposta le richieste in “autorizzate” o “respinte”.

 

È disponibile il “riepilogo annuo” dal quale il responsabile può visionare le giustificazioni del dipendente, selezionando contestualmente fino ad un massimo di 3 causali giustificative, i giorni assumono colorazioni diverse a seconda che la giornata sia anomala oppure ancora da visionare.

 

 

“Richieste”

 

In modo del tutto similare al responsabile si presenta la stessa interfaccia, ma vi sono filtrate le richieste formulate dai dipendenti.

 

 

“Riepilogo Mensile”

 

All’accesso la procedura presenta il calendario del mese con l’elenco di tutti i dipendenti che il responsabile è tenuto ad autorizzare, con la possibilità di stampare il cartellino presenze di tutti i dipendenti in lista; cliccando su un giorno di un dipendente la procedura si posiziona in una maschera che si presenta con:

 

nella parte alta la data di calendario, i dati del dipendente e l’orario previsto , poi le timbrature effettive se il dipendente timbra, le “autogiustificazioni da autorizzare” e le “richieste da autorizzare”; nel caso di presenza di autogiustificazioni e/o richieste si visualizzano i due bottoni “Autorizza” o “Respingi”, cliccando su uno dei due la procedura provvede ad autorizzare o respingere la richiesta formulata dal dipendente.

 

Nella parte bassa della pagina si ha il calendario del mese dove la colorazione varia a seconda del fatto che nella giornata vi siano delle richieste da valutare, delle situazioni anomale o che la giornata sia regolare.

 

È possibile eseguire la stampa del cartellino presenze.